10/1/2021

Un évènement en ligne, comment ça fonctionne ?

Pour vous, faire interagir des personnes en présentiel et d’autres en distanciel se résume à un logiciel de visio-conférence ? Vous en êtes très loin mais c’est normal !

Entre câbles réseaux et vidéos, en passant par un océan de logiciels ou encore des acronymes à tout va, ce monde peut faire peur, mais il n’en est rien.

Je suis Lucas, développeur web et membre du Pôle technique de Pixago. Laissez-moi vous guider dans le monde obscur mais passionnant du processus de création d’un évènement en direct.

Tout au long de ce billet, j’utiliserai l’exemple d’un évènement organisé avec notre coopérateur, l'Uriopss Auvergne-Rhône-Alpes et intitulé ‘Une journée pour faire société #2’. Ce deuxième numéro s’est inscrit dans les pas d’une série débutée en février dernier : https://site.pixago.fr/projets/une-journee-pour-faire-societe

Etape 1 : Déterminer les contours du projet

Plusieurs semaines avant l’évènement, le commanditaire prend contact avec la Team Pixago par l’intermédiaire de notre formulaire en ligne disponible sur notre site Internet : https://site.pixago.fr/etre-rappele

Sous 48 heures maximum, nous le rappelons pour préciser ensemble le projet et les premiers éléments à nous communiquer.

En posant des questions bien précises, nous imaginons le dispositif à mettre en place :

=> 100 % en ligne avec la création d’une page portail.

=> Un évènement en streaming, dit descendant : les participants sont tous présents sur site. A la manière d’une chaine TV, ils sont installés sur un plateau, l’internaute va et vient sur le flux de contenus à sa guise. L’échange se fait alors par un chat mis à disposition.

=> Un évènement en streaming avec un duplex : les animateurs peuvent être à la fois en distanciel et en présentiel tout en échangeant de manière simultanée.

Dans un deuxième temps, nous précisons les souhaits de l’Uriopss Auvergne-Rhône-Alpes :

Il est maintenant possible de déterminer l’envergure du dispositif à mettre en place. Le pôle administratif de Pixago propose une formule adaptée et cohérente avec les caractéristiques de l’évènement à venir.

Après accord, nous nous rendons sur place afin de repérer les lieux, s’assurer de la stabilité de la connexion internet et imaginer la disposition des participants dans cet espace.

Une bonne connexion Internet, filaire et non en wifi, est indispensable pour la réussite d’un évènement de ce type.

Etape 2 : L’installation du matériel

La veille de la diffusion est consacrée à la préparation du matériel ainsi qu’à son inventaire.  Nous installons et assemblons tous les éléments entre eux. Après une répétition générale, nous confirmons la scénarisation. 

Etape 3 : Le direct

Quelques dizaines de minutes avant le lancement de l’événement, toute l’équipe est sur la brèche : un ingénieur son, un régisseur et un réalisateur vidéo.

Le Pôle support de Pixago est à l’affut du moindre problème afin d’aider au mieux et au plus vite les participants grâce à notre plateforme en ligne AlloPix : https://help.allopix.fr/fr/

Quant à nous, plusieurs tâches nous incombent aujourd’hui :

3…2…1…ACTION ! C’est parti pour une journée d’échanges.

Etape 4 : le replay

L’évènement terminé, notre mission continue.

Il faut maintenant passer au rangement méticuleux du matériel et de la salle.

Une fois l’équipement rapatrié dans nos locaux, nous nous mettons en lien avec le Pôle création de Pixago qui se charge de traiter l’enregistrement vidéo afin de rendre le replay le plus agréable possible à regarder.

Enfin, le replay est transmis au commanditaire qui pourra par la suite le diffuser à sa guise.

=> Si, comme l’Uriopss Auvergne-Rhône-Alpes, mais aussi Don Bosco Lyon, les services de la Protection judiciaire de la jeunesse, la Fédération des acteurs de la solidarité (FAS) AURA, ou encore l'ACAT, vous voulez organiser un évènement enligne et en présentiel, faites appel à nous : https://site.pixago.fr/contacts

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